Skriv processen ned, mens du udfører den

Det er langt nemmere at dokumentere en proces, mens du står midt i den, fordi detaljerne stadig er friske og synlige foran dig. Tag noter eller skærmbilleder undervejs, selv hvis de virker overflødigt detaljerede i øjeblikket. Du kan altid skære overflødige detaljer fra senere, men et glemt trin er svært at genopdage. Sæt gerne et lille tidsrum af med det samme, du opdager en udokumenteret proces, så det ikke bliver udskudt til “en dag”.

Hold sproget enkelt og konkret

En god proces-guide undgår vage formuleringer som “gennemgå systemet grundigt” og beskriver præcist, hvilke knapper der skal trykkes, og i hvilken rækkefølge. Jo mere konkret teksten er, jo mindre plads er der til fortolkning, og jo færre spørgsmål dukker op senere.

Placér dokumentationen, hvor folk faktisk leder

En proces-guide gemt dybt i en mappestruktur, ingen kender, bliver aldrig brugt. Gem den et sted, medarbejderne allerede tjekker til daglig, og sørg for, at det er nemt at finde frem til uden at skulle spørge en kollega hver gang. Et enkelt link i en fast kanal er den nemmeste vej til at sikre, at dokumentationen faktisk bliver fundet, når nogen har brug for den.

Giv hver proces et tydeligt navn

Vage titler som “Guide 3” eller “Procedure endelig” gør det svært at finde det rigtige dokument senere. Brug et navn, der beskriver præcis, hvilken opgave guiden løser, så en kollega kan finde den ved blot at gætte, hvad den hedder.

Bed en kollega teste guiden

Den bedste måde at finde huller i en dokumentation er at lade en kollega, der ikke kender processen, følge den trin for trin. Det afslører hurtigt, hvor beskrivelsen springer over noget, der virkede indlysende for dig selv, men som slet ikke er det for andre. Bed dem sige alt højt, imens de gennemgår guiden, så du fanger tvivl undervejs.

Opdater dokumentationen, når processen ændrer sig

En forældet guide skaber ofte forvirring, fordi den beskriver et system eller en proces, der for længst har ændret sig. Gør det til en fast vane at opdatere dokumentationen, hver gang en proces ændrer sig, i takt med at systemer og arbejdsgange udvikler sig i virksomheden. Skriv datoen for seneste opdatering øverst i dokumentet, så alle kan se, hvor frisk det er.

Gør det let at stille opklarende spørgsmål

Selv den bedste dokumentation kan ikke dække alle situationer. Med chat direkte til support kan medarbejdere hurtigt få svar på det, guiden ikke helt dækker, uden at arbejdet går i stå unødigt længe, mens de venter på svar fra en kollega.

Brug feedback fra dem, der bruger processen dagligt

De medarbejdere, der følger en proces hver dag, ser ofte forbedringsmuligheder, som ledelsen aldrig ville have fundet på egen hånd. Spørg dem direkte, og tag deres forslag med, når dokumentationen bliver revideret et par gange om året, også når ingen har klaget over noget konkret.

Sæt en fast årlig gennemgang af al dokumentation

Ud over løbende opdateringer kan det være værd at sætte en samlet gennemgang af al dokumentation en gang om året. Det fanger de guider, ingen har rørt ved længe, og som måske slet ikke er relevante mere.

Se, hvordan andre griber tydelig kommunikation an

Man kan finde inspiration i, hvordan en samlet chat- og videoløsning er sat op, når kommunikation omkring processer og ansvar skal være let at følge for alle involverede.